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Registre de cave : les entrées-sorties sans prise de tête
Avant même la DRM, il y a le registre de cave : le journal des entrées, des sorties et des manipulations de vos vins, exigé par la réglementation européenne pour tout détenteur de produits vitivinicoles. C'est lui qu'un contrôleur demande en premier, et celui dont dépendent toutes vos autres déclarations.
L'essentiel
- Le registre des entrées et sorties est obligatoire pour les récoltants, caves coopératives et négociants détenant du vin.
- Il est encadré par les règlements (UE) 1308/2013, 2018/273 et 2018/274.
- Il enregistre les mouvements de produits mais aussi les manipulations (assemblages, enrichissement, conditionnement…) et la détention de produits œnologiques.
- Papier ou numérique : les deux sont admis, tant que les informations obligatoires y figurent et que les inscriptions sont tenues à jour.
Ce que le registre doit contenir
Pour chaque produit détenu (vin, moût, raisin, produits œnologiques), le registre retrace : les entrées (récolte, achats, retours de marchandise), les sorties (ventes, expéditions, pertes constatées) et les manipulations pratiquées : assemblages, soutirages avec changement de contenant déclaré, enrichissement, acidification, conditionnement… Chaque inscription mentionne la date, la nature de l'opération, les volumes et la désignation précise du produit (catégorie, couleur, appellation le cas échéant).
Pourquoi c'est le document central du chai
Tout le reste en découle : la DRM mensuelle est le récapitulatif du registre, la déclaration de stock en est la photographie au 31 juillet, et le numéro de lot d'une mise renvoie aux inscriptions du registre. En contrôle (douane, DGCCRF ou organisme de défense et de gestion), la cohérence entre le registre, la cuverie réelle et les déclarations est le premier point vérifié.
Les bons réflexes
- Inscrire au fil de l'eau : une manipulation se note le jour où elle a lieu, pas en fin de mois de mémoire.
- Une seule source : tenir le registre à un seul endroit (classeur ou logiciel), pas sur trois carnets et un tableau blanc.
- Rapprocher régulièrement : comparer le registre et l'état réel des cuves à chaque fin de mois évite de découvrir un écart un an plus tard.
- Conserver : les registres et leurs pièces se gardent plusieurs années après la dernière inscription. Ne jetez rien.
Le registre qui s'écrit tout seul
Dans Mon Chai, chaque opération saisie en cave (encuvage, assemblage, soutirage, mise) alimente automatiquement les registres réglementaires, exportables en CSV et en PDF. La DRM du mois n'est plus une reconstitution, c'est une lecture. Le fichier est produit au format attendu par votre canal : CIEL / DTI+ pour la douane, Demat'Vin, Interloire, CIVA ou CIVC selon votre bassin.