Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 15 juillet 2026

La présente politique de confidentialité a pour objectif d’informer les visiteurs du site, les prospects, les candidats au programme bêta-test, les clients et les utilisateurs de Mon Chai sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées et traitées.

Elle s’applique au site accessible à l’adresse monchai.fr, à la plateforme Mon Chai ainsi qu’aux échanges réalisés avec l’équipe Mon Chai.

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est :

HALLAIS & BERTHELOT
Société par actions simplifiée au capital de 1 000 euros
Siège social : 5 rue Pierre-Joseph Colin, 35000 Rennes
SIREN : 100 858 547
RCS Rennes : 100 858 547
Nom commercial : Mon Chai

Adresse électronique : contact@monchai.fr
Téléphone : +33 (0)6 76 20 59 67

HALLAIS & BERTHELOT n’a pas désigné de délégué à la protection des données. Toute question relative aux données personnelles peut être adressée à contact@monchai.fr.

2. Champ d’application

La présente politique concerne les données personnelles pour lesquelles HALLAIS & BERTHELOT agit en qualité de responsable du traitement, notamment les données des :

visiteurs du site
personnes utilisant les formulaires de contact
candidats au programme bêta-test
prospects et interlocuteurs professionnels
clients et utilisateurs de Mon Chai
personnes échangeant avec le service d’assistance

Lorsque les exploitants utilisent Mon Chai pour enregistrer des données relatives à leurs propres clients, salariés, fournisseurs ou contacts, l’exploitant reste responsable du traitement de ces données. HALLAIS & BERTHELOT intervient alors en qualité de sous-traitant, conformément aux CGUV et aux engagements contractuels applicables.

3. Données collectées

Données communiquées directement

Selon les formulaires et les services utilisés, Mon Chai peut collecter :

nom et prénom
adresse électronique professionnelle
numéro de téléphone
fonction professionnelle
nom du domaine ou de la structure
adresse de l’exploitation
SIREN ou SIRET
région, appellation et activité professionnelle
taille de l’exploitation et nombre de salariés
informations renseignées dans les formulaires
contenu des demandes adressées à Mon Chai
préférences de communication
informations nécessaires à la facturation

Les données de carte bancaire ne sont pas conservées directement par HALLAIS & BERTHELOT. Elles sont traitées par le prestataire de paiement utilisé par Mon Chai - CMB ARKEA - CITELIS.

Données collectées lors de l’utilisation du site ou du logiciel

Mon Chai peut également collecter :

adresse IP
date et heure de connexion
type de navigateur et appareil utilisé
journaux techniques et journaux de sécurité
actions réalisées dans le compte
informations relatives aux erreurs et incidents techniques
données relatives à l’utilisation des fonctionnalités
choix exprimés concernant les cookies

Ces informations sont utilisées uniquement dans la mesure nécessaire au fonctionnement, à la sécurité et à l’amélioration du service.

4. Finalités et bases légales

Gestion des demandes de contact

Les données sont utilisées pour :

répondre aux demandes
fournir des renseignements sur Mon Chai
organiser un échange, une démonstration ou un rendez-vous

Le traitement repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande de la personne et sur l’intérêt légitime de HALLAIS & BERTHELOT à répondre aux sollicitations professionnelles.

Inscription au programme bêta-test

Les données sont utilisées pour :

recevoir et étudier les demandes d’inscription
vérifier l’existence et l’activité professionnelle de la structure
vérifier l’éligibilité au programme
prévenir les inscriptions frauduleuses ou abusives
créer un accès à Mon Chai
organiser la formation et l’accompagnement
recueillir les retours des bêta-testeurs

Le traitement repose sur les mesures précontractuelles demandées par le candidat ainsi que sur l’intérêt légitime de HALLAIS & BERTHELOT à sécuriser et organiser le programme bêta-test.

Vérification du SIRET

Le numéro SIRET peut être comparé aux informations figurant dans des bases publiques officielles afin de vérifier :

l’existence de la structure
son état d’activité
son secteur d’activité
la cohérence des informations fournies

Cette vérification repose sur l’intérêt légitime de HALLAIS & BERTHELOT à réserver le programme aux professionnels concernés et à prévenir les usages frauduleux.

Création et gestion des comptes

Les données sont utilisées pour :

créer et administrer les comptes
authentifier les utilisateurs
attribuer les droits d’accès
fournir les fonctionnalités de Mon Chai
assurer le suivi de l’abonnement
permettre la suppression ou la restitution des données

Ces traitements sont nécessaires à l’exécution du contrat conclu avec l’exploitant.

Assistance et relation client

Les données sont utilisées pour :

répondre aux demandes d’assistance
diagnostiquer et résoudre les incidents
accompagner les utilisateurs
conserver l’historique des échanges utiles

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat et sur l’intérêt légitime de HALLAIS & BERTHELOT à améliorer la qualité de son assistance.

Facturation et paiement

Les données sont utilisées pour :

gérer les abonnements
émettre les factures
enregistrer les paiements
traiter les éventuels impayés
respecter les obligations comptables et fiscales

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat et sur les obligations légales applicables à HALLAIS & BERTHELOT.

Sécurité et prévention des abus

Les données techniques et journaux peuvent être utilisés pour :

protéger les comptes
identifier les tentatives d’accès non autorisées
prévenir la fraude
détecter les anomalies
assurer la disponibilité et l’intégrité du service
conserver les éléments nécessaires à la preuve d’un incident

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de HALLAIS & BERTHELOT à sécuriser ses services, ses données et celles de ses utilisateurs.

Amélioration de Mon Chai

Les informations d’utilisation et les retours des utilisateurs peuvent être utilisés pour :

identifier les fonctionnalités utiles
corriger les erreurs
améliorer l’ergonomie
développer de nouvelles fonctionnalités
produire des statistiques internes

Lorsque cela est possible, les données utilisées à cette fin sont agrégées ou anonymisées.

Communications commerciales et newsletter

Lorsque la personne s’inscrit volontairement à la newsletter, son adresse électronique est utilisée pour lui envoyer des informations concernant Mon Chai.

Ce traitement repose sur son consentement. Ce consentement peut être retiré à tout moment grâce au lien de désinscription présent dans chaque message.

Mon Chai peut également adresser à ses clients professionnels des informations concernant des services similaires ou directement liés à leur activité, sur le fondement de son intérêt légitime, sous réserve de leur permettre de s’y opposer simplement et gratuitement.

5. Caractère obligatoire des informations

Les champs signalés par un astérisque dans les formulaires sont obligatoires.

Sans ces informations, Mon Chai peut être dans l’impossibilité :

de répondre à une demande
de vérifier l’éligibilité au programme bêta-test
de créer un compte
de fournir les services demandés
de gérer correctement un abonnement

Les autres champs sont facultatifs et permettent uniquement de mieux comprendre les besoins de la personne.

6. Origine des données

Les données sont principalement collectées directement auprès des personnes concernées.

Certaines informations professionnelles peuvent être vérifiées ou complétées à partir de sources publiques, notamment les registres officiels relatifs aux entreprises et établissements.

7. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement :

aux dirigeants et membres habilités de HALLAIS & BERTHELOT
aux personnes chargées du support, de la relation client et de la facturation
aux prestataires techniques intervenant pour le compte de Mon Chai
aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu’une obligation légale l’impose

Les prestataires peuvent notamment comprendre :

OVHcloud, pour l’hébergement de la plateforme et des données
Citélis – Crédit Mutuel de Bretagne, pour le traitement des paiements
Hubspot et Brevo, pour les messages transactionnels,
la gestion des contacts et formulaires
Google Calendar, pour la réservation des formations
HubSpot, lorsque son code de suivi est activé, pour la mesure de l’utilisation du site et le suivi des interactions
Hubspot, sous réserve des choix exprimés concernant les cookies
Instagram, service fourni par Meta Platforms Ireland Limited, pour l’affichage des publications intégrées après consentement
un outil interne de gestion du consentement aux cookies

Les prestataires ne reçoivent que les informations nécessaires à l’exécution de leurs missions et sont soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité.

8. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Mon Chai privilégie les prestataires et infrastructures situés dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen.

Certains prestataires peuvent néanmoins être établis ou disposer d’entités situées en dehors de cet espace.

Lorsque des données sont transférées en dehors de l’Espace économique européen, HALLAIS & BERTHELOT veille à ce que le transfert repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment :

une décision d’adéquation de la Commission européenne
les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne
des garanties contractuelles et techniques complémentaires appropriées

9. Durées de conservation

Les données ne sont conservées que pendant une durée proportionnée à leur finalité. La CNIL rappelle que les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment et que les documents de facturation doivent notamment être conservés dix ans.

Demandes de contact et prospects

Les données sont conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact émanant de la personne.

Demandes de bêta-test acceptées

Les données sont conservées pendant la durée du programme puis, si la personne devient utilisatrice ou cliente, pendant la durée de la relation contractuelle.

Demandes de bêta-test refusées ou abandonnées

Les informations liées à la demande sont conservées pendant six mois à compter de la décision ou de l’abandon, afin de gérer les éventuelles contestations et prévenir les demandes abusives.

Lorsque la personne a séparément accepté de recevoir des communications commerciales, son adresse peut être conservée pendant trois ans à compter du dernier contact.

Données des comptes utilisateurs

Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle.

En cas de suppression du compte ou de résiliation, les données opérationnelles sont supprimées ou rendues au client dans un délai maximal de 30 jours, sauf données devant être conservées pour répondre à une obligation légale ou assurer la défense des droits de HALLAIS & BERTHELOT.

Les données résiduelles présentes dans les sauvegardes sont supprimées lors de leur cycle normal de renouvellement, dans un délai maximal de douze mois.

Documents comptables et factures

Les factures et documents comptables sont conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.

Contrats et éléments de preuve

Les contrats, acceptations des CGUV et éléments nécessaires à la défense des droits de la société peuvent être archivés pendant la durée de prescription applicable, généralement cinq ans après la fin de la relation contractuelle.

Demandes d’assistance

Les échanges avec l’assistance sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la demande puis, lorsque cela est justifié, pendant une durée maximale de cinq ans à des fins de preuve.

Journaux techniques et de sécurité

Les journaux nécessaires à la sécurité du service sont conservés pendant une durée maximale de douze mois, sauf lorsqu’une durée supérieure est nécessaire à l’analyse d’un incident ou à la défense de droits en justice.

Prospection commerciale

Les données utilisées à des fins de prospection peuvent être conservées pendant trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. La CNIL recommande cette durée pour les prospects et pour les anciens clients après la fin de la relation commerciale.

Opposition à la prospection

Les informations strictement nécessaires pour respecter une opposition à la prospection peuvent être conservées dans une liste d’exclusion pendant au moins trois ans.

10. Sécurité

HALLAIS & BERTHELOT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre :

la destruction
la perte
l’altération
la divulgation non autorisée
l’accès non autorisé
toute autre forme de traitement illicite

Ces mesures comprennent notamment, selon les besoins :

le chiffrement des communications
la gestion des droits d’accès
l’utilisation de mots de passe sécurisés
la journalisation des accès
les sauvegardes
la supervision des infrastructures
la limitation des accès aux seules personnes habilitées
des procédures de gestion des incidents

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, HALLAIS & BERTHELOT adapte régulièrement ses mesures de protection aux risques identifiés.

11. Droits des personnes

Selon la base légale et les circonstances du traitement, chaque personne peut exercer :

son droit d’accès
son droit de rectification
son droit à l’effacement
son droit à la limitation du traitement
son droit d’opposition
son droit à la portabilité, lorsqu’il est applicable
son droit de retirer son consentement à tout moment
son droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

La demande peut être adressée à :

contact@monchai.fr

ou par courrier à :

HALLAIS & BERTHELOT
5 rue Pierre-Joseph Colin
35000 Rennes

La demande doit préciser l’objet du droit exercé et comporter les informations permettant d’identifier la personne concernée.

Un justificatif d’identité peut être demandé uniquement lorsqu’il existe un doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

HALLAIS & BERTHELOT répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation, en principe dans un délai d’un mois.

12. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL.

La personne est néanmoins invitée à contacter préalablement HALLAIS & BERTHELOT afin que la société puisse examiner et résoudre sa demande.

13. Vérification automatisée des inscriptions

Lors d’une demande d’inscription au programme bêta-test, certaines informations peuvent être vérifiées automatiquement, notamment :

la validité du format du SIRET
l’existence et l’état d’activité de la structure
la correspondance entre l’activité déclarée et les critères du programme

Cette vérification permet de préqualifier la demande.

Les situations ambiguës ou non reconnues automatiquement peuvent faire l’objet d’une vérification humaine.

Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant significativement la personne n’est prise exclusivement sur la base de ce traitement automatisé.

14. Cookies et autres traceurs

Le site peut utiliser des cookies ou technologies similaires.

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies permettent notamment :

le fonctionnement technique du site
la mémorisation des choix de confidentialité
la sécurisation des formulaires
l’authentification
la conservation d’une session utilisateur

Ils ne nécessitent pas de consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au service demandé.

Cookies de mesure d’audience

Des cookies peuvent être utilisés afin de mesurer la fréquentation et les performances du site.

Selon leur configuration, ils peuvent nécessiter le consentement de l’utilisateur. Certains outils de mesure d’audience peuvent être exemptés de consentement lorsqu’ils respectent strictement les conditions fixées par la CNIL.

Cookies liés à des services tiers

Des cookies peuvent également être déposés par des services tiers, notamment lors de l’intégration :

de vidéos
de cartes
de formulaires externes
de boutons de réseaux sociaux
d’outils publicitaires ou de suivi de campagne

Lorsqu’un consentement est requis, ces services ne sont activés qu’après l’accord de l’utilisateur.

Les publications Instagram intégrées restent bloquées tant que l’utilisateur n’a pas accepté les services tiers. Après acceptation, le navigateur se connecte aux services de Meta Platforms Ireland Limited, qui peut recevoir notamment l’adresse IP, des informations sur le navigateur et les interactions avec le contenu. Pour en savoir plus, consultez la politique de confidentialité de Meta.

L’utilisateur peut à tout moment modifier son choix grâce au lien « Gérer mes cookies » accessible depuis le pied de page.

Les choix d’acceptation ou de refus peuvent être conservés pendant six mois avant que l’utilisateur soit à nouveau sollicité. La CNIL considère actuellement cette durée comme une bonne pratique.

15. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

d’une évolution des services
de l’ajout ou du remplacement d’un prestataire
d’une évolution réglementaire
d’un changement dans les traitements réalisés

La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.

En cas de modification importante concernant les utilisateurs de Mon Chai, ceux-ci pourront être informés par courrier électronique ou par une notification dans le logiciel.