Importer vos données
Les fichiers CSV que Mon Chai sait importer : colonnes, formats, limites et modèles à télécharger.
Pour envoyer des données à Mon Chai, votre application produit un fichier CSV ; une personne de l'exploitation le dépose dans Référentiels › Importer des données (ou dans Mes données, qui reconnaît le type du fichier). Mon Chai lit tout le fichier, montre ce qu'il va créer et modifier, et n'écrit rien avant la confirmation. Il n'existe pas d'import par programme.
Les colonnes, formats et modèles ci-dessous sont engendrés depuis le moteur d'import de Mon Chai : ce sont exactement ceux qu'il accepte. L'import peut être réservé à certains rôles et le module fermé pour une exploitation : dans ce cas, l'écran d'import le dit.
Le format commun à tous les fichiers
- Extension
.csvuniquement (pas d'Excel, de PDF ni d'archive, quel que soit le nom du fichier). - Encodage UTF-8, avec ou sans BOM ; séparateur
;(point-virgule) ; guillemet"pour une cellule qui contient un point-virgule ou un retour à la ligne. - Première ligne : les noms de colonnes ci-dessous, non vides et sans doublon ; l'ordre est libre, les colonnes facultatives peuvent manquer. Mon Chai propose une correspondance pour les noms proches (« alias »), que la personne confirme.
- Dates
AAAA-MM-JJ; nombres décimaux avec un point (2.50) ; vrai/faux :trueoufalse; espaces en début et fin de cellule ignorés ; lignes entièrement vides ignorées. - Limites : 2048 Ko, 1000 lignes de données, 30 colonnes, 300 caractères par cellule.
« Mes données » accepte aussi les fichiers tels qu'Excel ou Google Sheets les enregistrent : encodages UTF-8, Windows-1252 (Excel), Mac OS Roman (ancien Excel sur Mac) ; séparateurs « ; » (point-virgule), « ⇥ » (tabulation), « , » (virgule), « | » (barre verticale). La lecture détectée est affichée et doit être confirmée ; le fichier est ensuite converti au format commun. Votre application a tout intérêt à produire directement de l'UTF-8 avec des points-virgules.
Créer ou mettre à jour
Chaque type a une clé de rapprochement (colonnes marquées « clé ») : une ligne dont la clé désigne un élément existant le met à jour, sinon elle en crée un. Une cellule vide ne modifie rien. Les colonnes « obligatoire » le sont à la création. Les identifiants internes de Mon Chai ne s'importent jamais.
Fichier refusé : les raisons possibles
Extension autre que .csv ; contenu binaire (tableur, PDF,
image) ; encodage autre que UTF-8 ; fichier vide ou sans ligne de données ;
séparateur autre que le point-virgule ; en-tête vide ou en double ; trop de
lignes, de colonnes ou de caractères. Une ligne invalide est signalée avec son
numéro et la correction à faire, dans un rapport téléchargeable ; les autres
lignes ne sont écrites qu'après votre confirmation.
Les types importables
Cépages Référentiels
Constituer la liste des cépages de votre exploitation, utilisée par l'encépagement des parcelles et les lots de chai.
Clé de rapprochement : le code FAM/Douanes (colonne « code ») s'il est renseigné, sinon le nom normalisé (unique dans votre organisation).
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
nom obligatoire clé |
Nom du cépage Alias reconnus : name, libelle, libellé, cepage, cépage |
Texte — 100 caractères au plus | Chenin |
code clé |
Code FAM/Douanes Code officiel court ; sert de clé s'il est renseigné. Alias reconnus : code_officiel, ref, reference, référence |
Texte — 10 caractères au plus | 08 |
couleur |
Couleur de la peau Alias reconnus : color |
Valeur imposée Valeurs : noir, rouge, blanc, gris, rose, teinturier |
blanc |
notes |
Notes Alias reconnus : commentaire, commentaires, comments |
Texte long | Sélection massale |
À créer avant : Aucune. Pour les cépages officiels, préférez le choix depuis le catalogue interne (Référentiels > Cépages), plus complet.
Ne s'importe pas : Les fiches détaillées du catalogue national (phénologie, sensibilités, aptitudes) : elles proviennent du référentiel officiel.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_cepage_v1.csv
nom;code;couleur;notes
Chenin;08;blanc;
Erreurs fréquentes
- « Couleur invalide » : Utilisez l'une des valeurs autorisées : noir, rouge, blanc, gris, rose ou teinturier.
- « Le code désigne un autre cépage » : Le code et le nom de la ligne pointent deux fiches différentes : corrigez l'un des deux.
Appellations Référentiels
Déclarer les appellations que vous produisez, utilisées par les cuvées, les parcelles et vos déclarations douanières.
Clé de rapprochement : le code INAO (colonne « code_inao »), obligatoire. Une correspondance par le nom seul est refusée.
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
code_inao obligatoire clé |
Code INAO Code officiel INAO/Douanes ; clé obligatoire. Alias reconnus : code inao, inao, code |
Texte — 20 caractères au plus | 1B341S |
nom obligatoire |
Nom de l'appellation Alias reconnus : name, libelle, libellé, appellation |
Texte — 200 caractères au plus | Vouvray |
type_appellation |
Type Alias reconnus : type |
Valeur imposée Valeurs : aop, igp, vsig |
aop |
region |
Région viticole Alias reconnus : région |
Valeur imposée Valeurs : alsace, beaujolais, bordeaux, bourgogne, champagne, corse, jura, languedoc, loire, provence, roussillon, rhone, savoie, sud_ouest, autre |
loire |
rendement_max_hl_ha |
Rendement maximal (hl/ha) Alias reconnus : rendement, rendement_max |
Nombre décimal — au moins 0, au plus 500, point décimal (2.50) | 52 |
notes |
Notes Alias reconnus : commentaire, commentaires |
Texte long |
À créer avant : Aucune. Le choix depuis le référentiel INAO intégré (Référentiels > Appellations) reste le parcours recommandé.
Ne s'importe pas : Les codes NC/CVI et les règles d'assemblage officiels : ils proviennent du référentiel INAO.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_appellation_v1.csv
code_inao;nom;type_appellation;region;rendement_max_hl_ha;notes
1B341S;Vouvray;aop;loire;52;
Erreurs fréquentes
- « Une appellation de ce nom existe déjà sans ce code INAO » : Renseignez le code INAO sur sa fiche, puis relancez l'import : aucun rapprochement par le nom seul n'est fait.
- « Plusieurs appellations portent ce code INAO » : Corrigez les doublons depuis les fiches avant d'importer.
Parcelles Référentiels
Créer et mettre à jour vos parcelles : surface, localisation et référence cadastrale.
Clé de rapprochement : la référence Mon Chai de la parcelle (colonne « reference », visible sur la fiche parcelle), sinon la référence cadastrale complète (commune + section + numéro). Le nom seul ne permet jamais de mettre à jour une parcelle.
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
reference clé |
Référence Mon Chai Identifiant stable fourni par Mon Chai ; laisser vide pour une nouvelle parcelle. Alias reconnus : référence, ref, public_uid |
Texte — 12 caractères au plus | |
nom obligatoire |
Nom de la parcelle Alias reconnus : name, libelle, libellé |
Texte — 100 caractères au plus | Les Perruches |
surface obligatoire |
Surface (ha) Alias reconnus : surface_ha, ha, hectares |
Nombre décimal — au moins 0.01, au plus 999999.99, point décimal (2.50) | 2.50 |
commune |
Commune Alias reconnus : ville, city |
Texte — 100 caractères au plus | Vouvray |
lieu_dit |
Lieu-dit Alias reconnus : lieu dit, lieudit |
Texte — 200 caractères au plus | Les Perruches |
cadastre_commune_code |
Code INSEE commune Alias reconnus : code_insee, insee |
Texte — 10 caractères au plus | 37281 |
cadastre_prefixe |
Préfixe cadastral Alias reconnus : prefixe, préfixe |
Texte — 5 caractères au plus | 000 |
cadastre_section |
Section cadastrale Alias reconnus : section |
Texte — 10 caractères au plus | AB |
cadastre_numero |
Numéro cadastral Alias reconnus : numero, numéro |
Texte — 20 caractères au plus | 0123 |
notes |
Notes Alias reconnus : commentaire, commentaires |
Texte long |
À créer avant : Aucune. L'encépagement, la plantation et les opérations se renseignent depuis la fiche parcelle.
Ne s'importe pas : Encépagement, plantation, contours géographiques et journal cultural : ils se saisissent depuis la fiche parcelle. L'archivage : une parcelle absente du fichier n'est jamais archivée.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_parcelle_v1.csv
reference;nom;surface;commune;lieu_dit;cadastre_commune_code;cadastre_prefixe;cadastre_section;cadastre_numero;notes
;Les Perruches;2.50;Vouvray;Les Perruches;37281;000;AB;0123;
Erreurs fréquentes
- « Une parcelle de ce nom existe déjà » : Le nom seul ne met jamais à jour : renseignez la référence Mon Chai ou la référence cadastrale complète.
- « La référence ne correspond à aucune parcelle » : La référence est attribuée par Mon Chai : laissez la colonne vide pour créer une nouvelle parcelle.
- « Surface invalide » : La surface est en hectares, avec un point décimal, et doit être supérieure à 0 (ex. 2.50).
Unités Référentiels
Déclarer vos unités de mesure et de conditionnement, utilisées par les stocks, les achats et les ventes.
Clé de rapprochement : le nom normalisé de l'unité (unique dans votre organisation).
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
nom obligatoire clé |
Nom de l'unité Alias reconnus : name, libelle, libellé, unite, unité |
Texte — 50 caractères au plus | Bouteille 75 cl |
symbole obligatoire |
Symbole Alias reconnus : symbol, code |
Texte — 10 caractères au plus | btl |
type_unite |
Type d'unité Alias reconnus : type |
Valeur imposée Valeurs : volume, poids, surface, quantite |
volume |
facteur_conversion |
Facteur de conversion Alias reconnus : facteur, conversion |
Nombre décimal — au moins 0.0001, au plus 999999, point décimal (2.50) | 0.75 |
À créer avant : Aucune.
Ne s'importe pas : Les stocks et les quantités : ils proviennent de vos mouvements.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_unite_v1.csv
nom;symbole;type_unite;facteur_conversion
Bouteille 75 cl;btl;volume;0.75
Erreurs fréquentes
- « Symbole requis » : Le symbole est obligatoire à la création (ex. btl, L, kg).
- « Facteur de conversion invalide » : Le facteur doit être un nombre strictement positif, avec un point décimal (ex. 0.75).
Entrepôts Référentiels
Déclarer vos sites de stockage : chais, dépôts, caves et boutiques.
Clé de rapprochement : le nom normalisé de l'entrepôt (unique dans votre organisation). Les champs fiscaux (accises, agréments) ne sont pas importables.
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
nom obligatoire clé |
Nom de l'entrepôt Alias reconnus : name, libelle, libellé, entrepot, entrepôt |
Texte — 100 caractères au plus | Chai principal |
type_entrepot obligatoire |
Type d'entrepôt Alias reconnus : type |
Valeur imposée Valeurs : chai, depot, boutique, cave, autre |
chai |
adresse |
Adresse | Texte long | 12 route des Vignes, 37210 Vouvray |
capacite |
Capacité (nombre de contenants) Alias reconnus : capacité |
Nombre entier — au moins 0, au plus 100000000, sans décimale (1200) | 1200 |
temperature_min |
Température minimale (°C) Alias reconnus : température_min |
Nombre décimal — au moins -50, au plus 60, point décimal (2.50) | 10 |
temperature_max |
Température maximale (°C) Alias reconnus : température_max |
Nombre décimal — au moins -50, au plus 60, point décimal (2.50) | 14 |
notes |
Notes Alias reconnus : commentaire, commentaires |
Texte long |
À créer avant : Aucune.
Ne s'importe pas : Les informations fiscales (statut et numéro d'accises, bureau de douane, agréments, lieu de comptabilité matières) : elles se renseignent sur la fiche du site. Les stocks présents sur le site.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_entrepot_v1.csv
nom;type_entrepot;adresse;capacite;temperature_min;temperature_max;notes
Chai principal;chai;12 route des Vignes, 37210 Vouvray;1200;10;14;
Erreurs fréquentes
- « Type d'entrepôt invalide » : Utilisez l'une des valeurs : chai, depot, boutique, cave ou autre.
- « Capacité invalide » : La capacité est un nombre entier de contenants, sans décimale.
Cuvées Référentiels
Décrire vos cuvées : couleur, appellation, encépagement et éléments de dégustation.
Clé de rapprochement : le nom normalisé de la cuvée (unique dans votre organisation). L'appellation et les cépages doivent exister dans votre organisation ; la classification est déduite de l'appellation lorsqu'elle est fournie.
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
nom obligatoire clé |
Nom de la cuvée Alias reconnus : name, libelle, libellé |
Texte — 100 caractères au plus | Les Silex |
couleur obligatoire |
Couleur Alias reconnus : color |
Valeur imposée Valeurs : rouge, blanc, rose, effervescent |
blanc |
classification |
Classification Déduite de l'appellation si celle-ci est fournie. |
Valeur imposée Valeurs : aoc, igp, vsig |
aoc |
appellation |
Appellation Nom d'une appellation existante de votre organisation. Alias reconnus : aoc, igp, appellation_nom |
Nom d'un élément existant — 200 caractères au plus | Vouvray |
cepages |
Cépages Noms de cépages existants, séparés par « | ». Alias reconnus : cépages, encepagement, encépagement |
Noms d'éléments existants — 300 caractères au plus, séparés par « | » | Chenin |
description |
Description | Texte long | |
notes_degustation |
Notes de dégustation Alias reconnus : notes, degustation, dégustation |
Texte long |
À créer avant : L'appellation doit exister dans Référentiels > Appellations. Les cépages cités doivent exister dans Référentiels > Cépages.
Ne s'importe pas : Les lots de chai, volumes et analyses : ils proviennent de la production. Le code INAO : il est hérité de l'appellation.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_cuvee_v1.csv
nom;couleur;classification;appellation;cepages;description;notes_degustation
Les Silex;blanc;aoc;Vouvray;Chenin;;
Erreurs fréquentes
- « Appellation introuvable » : Créez d'abord l'appellation, puis relancez l'import.
- « Cépage introuvable » : Créez d'abord le cépage : l'import ne crée jamais de cépage.
- « Renseignez la classification ou une appellation » : À la création, la classification est déduite de l'appellation ; sans appellation, indiquez aoc, igp ou vsig.
Clients Clients
Créer et mettre à jour la fiche de vos clients : identité, coordonnées, identifiants légaux et adresse de facturation.
Le rapprochement suit un ordre de priorité strict : référence Mon Chai, puis référence externe, puis SIRET, puis e-mail. La première clé renseignée décide. Le nom ou la raison sociale seuls ne mettent jamais à jour un client.
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
reference clé |
Référence Mon Chai Laisser vide pour un nouveau client. Alias reconnus : code, code_client, référence |
Texte — 20 caractères au plus | |
reference_externe clé |
Référence externe Votre identifiant client d'origine. Alias reconnus : internal_ref, ref_externe, reference_client |
Texte — 50 caractères au plus | CLI-2024-018 |
nom obligatoire |
Raison sociale ou nom Alias reconnus : name, raison_sociale, client, libelle |
Texte — 200 caractères au plus | Cave des Coteaux |
type |
Type de client company = personne morale, individual = particulier. Alias reconnus : partner_type, type_client |
Valeur imposée Valeurs : company, individual |
company |
prenom |
Prénom Pour un particulier. Alias reconnus : first_name |
Texte — 100 caractères au plus | |
siret clé |
SIRET 14 chiffres ; les espaces sont ignorés. |
Texte — 20 caractères au plus | 12345678901234 |
email clé |
E-mail Alias reconnus : mail, courriel |
Texte — 254 caractères au plus | contact@example.com |
telephone |
Téléphone Alias reconnus : phone, tel |
Texte — 30 caractères au plus | 0247000000 |
mobile |
Mobile | Texte — 30 caractères au plus | |
tva_intracom |
N° TVA intracommunautaire Alias reconnus : vat_number, tva |
Texte — 20 caractères au plus | |
adresse |
Adresse Alias reconnus : rue, street |
Texte — 200 caractères au plus | 12 route des Vignes |
complement_adresse |
Complément d'adresse Alias reconnus : street2 |
Texte — 200 caractères au plus | |
code_postal |
Code postal Alias reconnus : cp, postal_code |
Texte — 20 caractères au plus | 37210 |
ville |
Ville Alias reconnus : city |
Texte — 100 caractères au plus | Vouvray |
pays |
Pays (code ISO 2 lettres) Alias reconnus : country, country_code |
Texte — 2 caractères au plus | FR |
notes |
Notes Alias reconnus : commentaire, commentaires |
Texte long |
À créer avant : Aucune. Les clients absents sont créés ; les tiers existants ne sont jamais requalifiés en client par un import.
Ne s'importe pas : Soldes, chiffre d'affaires, encours et statistiques : ils sont calculés à partir de vos documents. Identifiants internes (référence Mon Chai, identifiant technique, jeton d'accès public) : ils sont attribués par l'application. Rattachement à une autre organisation Mon Chai : il relève du partage inter-domaines, jamais d'un fichier. Conditions de règlement, plafond d'encours et code comptable : à renseigner sur la fiche client (non couverts par cette version).
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_client_v1.csv
reference;reference_externe;nom;type;prenom;siret;email;telephone;mobile;tva_intracom;adresse;complement_adresse;code_postal;ville;pays;notes
;CLI-2024-018;Cave des Coteaux;company;;12345678901234;contact@example.com;0247000000;;;12 route des Vignes;;37210;Vouvray;FR;
Erreurs fréquentes
- « Un client de ce nom existe déjà » : Renseignez sa référence Mon Chai, son SIRET ou son e-mail pour le mettre à jour au lieu d'en créer un second.
- « Ce SIRET désigne plusieurs tiers » : Corrigez les fiches en double dans Mon Chai, ou utilisez la référence Mon Chai comme clé.
- « Ce tiers n'est pas un client » : La fiche existe avec un autre rôle (fournisseur, prospect…). Ajoutez-lui le rôle client depuis sa fiche avant d'importer.
- « Adresse incomplète » : Dès qu'une colonne d'adresse est renseignée, la rue, le code postal et la ville deviennent obligatoires.
Produits Produits
Créer et mettre à jour votre catalogue produits : référence, libellé, prix de base, TVA, unité et catégorie.
Clé de rapprochement unique : la référence article (colonne « reference »). Le libellé ne met jamais à jour un produit existant.
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
reference obligatoire clé |
Référence article Votre référence interne (SKU), unique. Alias reconnus : sku, ref, code, code_article, référence |
Texte — 64 caractères au plus | VOU-BLC-75 |
libelle obligatoire |
Libellé Alias reconnus : nom, name, designation, désignation |
Texte — 150 caractères au plus | Vouvray sec 75 cl |
type obligatoire |
Type de produit wine = vin, food = alimentaire, merch = boutique, other = autre. Alias reconnus : type_code, famille_produit |
Valeur imposée Valeurs : wine, food, merch, other |
wine |
description |
Description | Texte long | |
categorie |
Catégorie Nom d'une catégorie existante. Alias reconnus : category, famille |
Nom d'un élément existant — 80 caractères au plus | |
unite |
Unité Symbole ou nom d'une unité existante. Alias reconnus : unit, unité, unite_mesure |
Nom d'un élément existant — 50 caractères au plus | btl |
prix_ht |
Prix de base HT (€) Alias reconnus : prix, price, price_eur_u |
Nombre décimal — au moins 0, au plus 99999999, point décimal (2.50) | 8.50 |
tva |
Taux de TVA (%) Alias reconnus : vat_rate, taux_tva |
Nombre décimal — au moins 0, au plus 100, point décimal (2.50) | 20 |
contenance_l |
Contenance (L) Alias reconnus : volume, volume_l |
Nombre décimal — au moins 0, au plus 999, point décimal (2.50) | 0.75 |
contenant |
Contenant Alias reconnus : container |
Texte — 50 caractères au plus | Bouteille |
ean |
Code EAN | Texte — 64 caractères au plus | |
vendable |
Vendable true pour le proposer à la vente. Alias reconnus : is_sellable |
Vrai / faux — true ou false | true |
achetable |
Achetable Alias reconnus : is_buyable |
Vrai / faux — true ou false | false |
À créer avant : L'unité doit exister dans Référentiels > Unités (recherche par symbole puis par nom). La catégorie doit exister dans votre catalogue : elle n'est jamais créée automatiquement.
Ne s'importe pas : Stock, valorisation et numéros de lot : ils proviennent de vos mouvements et mises en bouteille. Identifiants internes et code technique (slug) : attribués par l'application. Données douanières et comptables calculées.
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_produit_v1.csv
reference;libelle;type;description;categorie;unite;prix_ht;tva;contenance_l;contenant;ean;vendable;achetable
VOU-BLC-75;Vouvray sec 75 cl;wine;;;btl;8.50;20;0.75;Bouteille;;true;false
Erreurs fréquentes
- « Un produit portant ce libellé existe déjà » : Renseignez sa référence article pour le mettre à jour, ou changez le libellé pour créer un produit distinct.
- « Unité introuvable » : Créez l'unité dans Référentiels > Unités, puis relancez l'import.
- « Catégorie introuvable » : Créez la catégorie depuis la fiche produit avant d'importer.
Lignes de grille tarifaire Tarifs
Alimenter UNE grille tarifaire : prix par produit, avec un seuil de quantité facultatif et une remise facultative.
Avant le dépôt, la personne choisit la grille tarifaire visée : le fichier ne porte que les lignes.
La grille est choisie avant le dépôt du fichier : elle ne figure jamais dans le CSV. Une ligne est identifiée par le produit et le seuil de quantité minimale (vide = tarif de base).
| Colonne | Contenu | Format | Exemple |
|---|---|---|---|
reference_produit obligatoire clé |
Référence article Référence d'un produit existant. Alias reconnus : sku, code_sku, reference, ref_produit |
Nom d'un élément existant — 64 caractères au plus | VOU-BLC-75 |
quantite_min clé |
Quantité minimale Laisser vide pour le tarif de base. Alias reconnus : qte_min, min_qty, seuil |
Nombre entier — au moins 1, au plus 1000000, sans décimale (1200) | 6 |
prix_unitaire obligatoire |
Prix unitaire HT (€) Alias reconnus : prix, unit_price, prix_ht |
Nombre décimal — au moins 0.01, au plus 99999999, point décimal (2.50) | 8.50 |
remise_pct |
Remise (%) Alias reconnus : remise, discount_pct |
Nombre décimal — au moins 0, au plus 100, point décimal (2.50) | 0 |
À créer avant : Le produit doit exister dans votre catalogue et porter une référence article : l'import ne crée jamais de produit. La grille tarifaire doit exister : sélectionnez-la avant le dépôt.
Ne s'importe pas : La devise et les dates de validité : elles appartiennent à la grille, pas à la ligne. Aucune suppression : les lignes absentes du fichier restent en place. Il n'existe pas de mode « remplacer la grille ».
Modèle (version v1) :
télécharger modele_import_tarif_v1.csv
reference_produit;quantite_min;prix_unitaire;remise_pct
VOU-BLC-75;6;8.50;0
Erreurs fréquentes
- « Produit introuvable » : Vérifiez la référence article, ou importez d'abord vos produits.
- « Prix invalide » : Le prix doit être un nombre positif avec un point décimal (ex. 8.50) et au moins 0.01 €.
- « Doublon dans le fichier » : Deux lignes visent le même produit avec le même seuil : n'en gardez qu'une.
- « La grille a été modifiée depuis l'aperçu » : Quelqu'un a modifié la grille entre-temps : relancez la vérification pour repartir d'un plan à jour.